DATENSCHUTZ.

1. Verantwortlicher

Mohamad Delleh
Rüdigerstraße 14
04318 Leipzig
Kontakt für Datenschutzanfragen: info@vtxairsoft.de

Mohamad Delleh ist der Verantwortliche für die Datenverarbeitung auf dieser Teamwebsite und im internen Vortex-Airsoft-Mitglieder- und Check-in-System. Datenschutzanfragen können direkt an die angegebene E-Mail-Adresse gerichtet werden.

2. Besuch unserer Website und Hosting

Unsere Website wird bei IONOS SE gehostet. Für die technische Bereitstellung, Fehleranalyse und Sicherheit werden bei Seitenaufrufen unter anderem die angeforderte URL, Zugriffszeit, Browser- und Geräteinformationen und technische Verbindungsdaten verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse ist der zuverlässige und sichere Betrieb dieser Website.

Nach den Informationen von IONOS zum Webhosting werden Besucher-IP-Adressen im Rahmen der Webhosting-Auswertung anonymisiert und die dort beschriebenen Besuchsdaten acht Wochen gespeichert. IONOS stellt außerdem eine WebAnalytics-Auswertung bereit, die nach Anbieterangaben keine Cookies verwendet. Diese Aussagen beziehen sich auf das IONOS-Webhosting-Angebot.

Auf den öffentlich zugänglichen Seiten sind keine eigenen Marketing-Cookies und keine zusätzlichen externen Tracking-Skripte eingebunden. Für die Anmeldung im internen Adminbereich und zum Schutz des Kontaktformulars werden technisch notwendige Sitzungscookies gesetzt. Externe Links, etwa zu Social-Media-Seiten, führen erst bei einem Klick zu den jeweiligen Anbietern.

3. Team-Anfragen und E-Mails

Das öffentliche Kontaktformular erfasst zunächst im Browser die eingegebenen Angaben (Spielername, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Region, Anliegen, Spielerfahrung, Spielstil, Verfügbarkeit und Nachricht) und zeigt dir eine Vorschau. Erst mit „Anfrage senden“ werden die Angaben an unseren Server übertragen und über den verschlüsselten E-Mail-Versand von IONOS an info@vtxairsoft.de gesendet. Deine E-Mail-Adresse wird als Antwortadresse verwendet. Die Angaben werden dabei nicht in der Mitgliederdatenbank oder als Nachrichtendatei auf dem Webserver gespeichert.

Alternativ kannst du die Nachricht über dein eigenes E-Mail-Programm versenden. Die eingehenden Nachrichten werden im E-Mail-Postfach zur Bearbeitung deiner Anfrage aufbewahrt. Zugriff haben die zuständigen Teamverantwortlichen; bei der E-Mail-Zustellung werden die beteiligten E-Mail-Dienstleister eingesetzt. Die Verarbeitung erfolgt zur Beantwortung deiner Anfrage auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie der Anbahnung einer Mitgliedschaft dient, ansonsten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Kommunikation und Organisation).

Zum Schutz vor automatisierten Anfragen nutzt das Formular einen technisch notwendigen Sitzungscookie und einen Formularschutz. Für die Versandbegrenzung werden eine aus der IP-Adresse abgeleitete Kennung und die Zeitpunkte der Versandversuche vorübergehend gespeichert. Einträge, die älter als 15 Minuten sind, werden bei der nächsten Prüfung entfernt. In der Sitzung werden außerdem kurzzeitig Prüfsummen bereits gesendeter Anfragen geführt, um doppelte Sendungen zu vermeiden.

Anfragen werden so lange aufbewahrt, wie es für die Bearbeitung und einen gegebenenfalls anschließenden Kontakt erforderlich ist. Danach werden sie gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder im Einzelfall berechtigten Nachweisinteressen entgegenstehen.

Bitte übermittle uns keine unnötigen Gesundheitsdaten, Ausweiskopien oder sonstigen besonders schutzbedürftigen Angaben.

4. Interne Mitgliedsverwaltung und persönliche Ausweise

Nach Aufnahme ins Team legen autorisierte Administratoren einen Mitgliedsdatensatz an. Das derzeitige System speichert Name/Anzeigename, Callsign, Rolle, Mitgliedsjahr, Mitgliedsnummer, Status (aktiv/inaktiv), eine zufällig generierte interne Kennung und einen individuellen QR-Zugangscode sowie das Datum der Anlage.

Die Verarbeitung dient der Verwaltung der Teamzugehörigkeit und der Organisation von Teamaktivitäten. Soweit dafür erforderlich, kann Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Mitgliedschaftsverhältnis) einschlägig sein; bei organisatorischen Sicherheits- und Nachweiszwecken kommt eine Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Betracht. Die Erfassung dient dem berechtigten Interesse an einer geordneten internen Mitgliederverwaltung; soweit die Verarbeitung zur Durchführung einer vereinbarten Teammitgliedschaft erforderlich ist, kann auch Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO einschlägig sein.

Ein Foto für den physischen Mitgliedsausweis ist optional. Im aktuellen Kartengenerator wird es nur im Browser des Admins geladen und nicht in der zentralen Mitgliederdatenbank gespeichert. Werden Karten als PDF gespeichert oder gedruckt, liegen die Bilddaten auf dem Gerät bzw. der Karte vor. Für freiwillige Fotos sollte eine gesonderte, nachweisbare Einwilligung eingeholt werden (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); eine fehlende Fotoeinwilligung darf nicht ohne sachlichen Grund zu Nachteilen führen.

Der QR-Code enthält einen zufälligen Token in einer URL zur Teamwebsite und keine offen lesbaren Namensdaten. Wer Zugriff auf die Karte hat, kann den QR-Link kopieren. Der Aufruf einer QR-URL kann zudem im Server-Log mit der Token-Adresse erscheinen; auch diese Protokolle müssen gegen unbefugten Zugriff geschützt und angemessen gelöscht werden. Ein Scan allein erfasst noch keine Anwesenheit: Erst die Bestätigung eines angemeldeten Admins trägt den Check-in ein. Bei Kartenverlust kann der Code erneuert werden.

5. Anwesenheit bei Teamtreffen

Admins legen Teamtreffen mit Bezeichnung und Datum an. Bei einem bestätigten Check-in speichert das System, welches Mitglied zu welchem Treffen zu welcher Uhrzeit (UTC) durch welchen Admin erfasst wurde. Doppelte Check-ins für dasselbe Treffen werden verhindert. Nur angemeldete Administratoren können die Daten einsehen und als CSV exportieren.

Der Zweck ist die interne Organisation und der nachvollziehbare Überblick über Teilnehmer bei Teamtreffen. Die interne Anwesenheitsübersicht dient unserem berechtigten organisatorischen Interesse an der Planung und Durchführung von Teamtreffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); soweit im Einzelfall vereinbarte Mitgliedschaftspflichten betroffen sind, kann zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO einschlägig sein.

Es werden keine automatisierten Bewertungen, Rankings oder Entscheidungen über Mitgliedschaften allein anhand der Anwesenheiten getroffen. Ein exportierter CSV-Bericht liegt anschließend in der Verantwortung des exportierenden Admins und muss geschützt sowie nach Ablauf des Zwecks gelöscht werden.

6. Admin-Zugänge, Sitzungen und Sicherheit

Für Administratoren speichert die Website einen Benutzernamen, eine zufällige interne Kennung, ein gehashtes Passwort, den Aktivstatus und das Anlagedatum. Für die Anmeldung wird ein technisch erforderlicher Sitzungscookie genutzt (nur zur Verwaltung des Logins, nicht zu Werbezwecken). Bei fehlgeschlagenen Anmeldungen werden IP-Adresse und Versuchzeitpunkte vorübergehend verwendet, um wiederholte Angriffe zu begrenzen. Fehlgeschlagene Anmeldeversuche werden bei einer späteren Systemabfrage nach Ablauf von 15 Minuten aus der internen Datenbank bereinigt (siehe Löschroutine).

Diese Verarbeitung ist für Zugriffsschutz und Sicherheit des Systems erforderlich; Rechtsgrundlage kann Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sein. Die Administration ist für einen Betrieb über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung vorgesehen. Die auf dem Server geschützten Daten dürfen nur Teamverantwortliche mit berechtigtem Admin-Zugang verarbeiten.

7. Empfänger und technische Dienstleister

Mitglieds- und Anwesenheitsdaten sind nicht öffentlich einsehbar. Im Team erhalten nur dafür berechtigte Administratoren Zugriff. Eine Weitergabe an den Teamwear-Sponsor zu Werbezwecken findet nicht statt.

Für die technische Bereitstellung unserer Website und des geschützten Check-in-Systems setzen wir IONOS SE als Hosting-Dienstleister ein. Bei Kontaktanfragen sind außerdem die an der E-Mail-Kommunikation beteiligten Mailanbieter eingebunden. Sofern ein Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies nach den dafür geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen.

8. Wie lange speichern wir Daten?

Mitgliederdaten und QR-Tokens

Während der Teamzugehörigkeit, soweit sie für die Verwaltung und den Check-in benötigt werden. Nach Ausscheiden werden diese Daten über die Adminverwaltung gelöscht, sobald keine legitimen Aufbewahrungsgründe mehr bestehen. Die Löschung erfolgt bei Austritten manuell.

Treffen und Anwesenheit

Das System löscht Termine, deren Datum mehr als 180 Tage zurückliegt, zusammen mit den zugehörigen Check-ins automatisch beim nächsten Systemzugriff.

Fehlgeschlagene Admin-Anmeldungen

Gespeicherte Versuchsdaten werden nach 15 Minuten bei der nächsten Bereinigung entfernt.

Kontaktanfragen

Bis zum Abschluss der Bearbeitung und gegebenenfalls einer anschließenden Kommunikation; längere Aufbewahrung nur, soweit gesetzliche Pflichten oder konkrete Nachweisinteressen dies erfordern.

Backups und Exportdateien

Ausgedruckte Ausweise, exportierte CSV-/PDF-Dateien und Backups sind getrennt von den Live-Daten zu schützen und zu entfernen, wenn ihr jeweiliger Zweck oder die erforderliche Aufbewahrungszeit endet.

9. Erforderliche Angaben und Folgen der Nichtbereitstellung

Für die interne Mitgliederverwaltung sind eine eindeutige Zuordnung und mindestens ein Name/Anzeigename sowie eine Mitgliedskennung nötig. Ohne diese Angaben ist eine personalisierte Karte und digitale Anwesenheitserfassung nicht möglich. Callsign, Ausweisfoto und Angaben für eine erste Kontaktanfrage können grundsätzlich freiwillig sein. Ob eine verbindliche Teilnahmeerfassung bei euren Treffen notwendig ist, bestimmt die Teamleitung transparent anhand der Teamvereinbarungen.

10. Deine Datenschutzrechte

Im gesetzlichen Rahmen kannst du Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und gegebenenfalls Widerspruch verlangen (Art. 15–21 DSGVO). Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Sende dein Anliegen an info@vtxairsoft.de.

Außerdem hast du das Recht, dich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), beispielsweise bei der Datenschutzaufsicht des Bundeslandes, in dem die verantwortliche Stelle ansässig ist. Eine Liste und Hinweise findest du beim Bundesbeauftragten für den Datenschutz.

11. Änderungen dieser Datenschutzinformationen

Wenn sich unsere Website, die Verwaltung der Teammitglieder, die eingesetzten Dienstleister oder die Datenverarbeitung ändern, werden diese Informationen entsprechend aktualisiert.

Stand: 19. Oktober 2026.